Crea e configura le automazioni
Configurazione
Cos'è un'automazione?
Un'automazione invia messaggi in automatico (email, SMS, WhatsApp) quando succede qualcosa legato a una prenotazione: una nuova prenotazione, un promemoria prima dell'appuntamento, una cancellazione, e così via.
Ogni automazione ha due parti:
- Attivatore — quando parte e su quali servizi si applica.
- Azioni — cosa inviare quando parte (subito sotto l'attivatore nell'editor).
Per aprire l'editor, vai su Automazioni → Tutte le automazioni e clicca + Nuova automazione, oppure apri un'automazione esistente dall'elenco. Se parti da un servizio, puoi usare Crea per questo servizio — vedi Automazioni del servizio.
Panoramica dell'editor
Quando entri in un'automazione vedi:
- Attivatore (colonna principale) — imposti il Quando, l'eventuale anticipo/ritardo, e i servizi collegati.
- Impostazioni generali (colonna destra) — interruttore Automazione attiva.
- Checklist (colonna destra, sotto) — riepilogo di cosa manca ancora nelle azioni.
- Azioni (sotto l'attivatore) — dove aggiungi email, SMS e WhatsApp con + Aggiungi azione (spiegata più sotto).
In alto a destra trovi Elimina per rimuovere l'automazione. Le modifiche all'attivatore si salvano con Salva (compare la barra in fondo quando cambi qualcosa). L'interruttore Automazione attiva si salva subito, senza premere Salva.
L'attivatore
L'attivatore (sezione Attivatore) risponde a due domande:
- Quando parte l'automazione?
- Su quali servizi si applica?
Finché non colleghi almeno un servizio e non aggiungi almeno un'azione completa, l'automazione resta Incompleta e non partirà.
Quando
Il menu Quando sceglie l'evento che fa scattare l'automazione. Ci sono cinque opzioni:
| Opzione | Cosa significa |
|---|---|
| Nuova prenotazione | Parte subito quando il cliente completa una prenotazione online. |
| Prima dell'appuntamento | Parte prima dell'inizio, alla distanza che imposti (minuti, ore o giorni). |
| Dopo l'appuntamento | Parte dopo la fine, alla distanza che imposti (minuti, ore o giorni). |
| Prenotazione riprogrammata | Parte subito quando cambiano data, ora o fuso — dal cliente o dal calendario in ascolto collegato al servizio. |
| Prenotazione cancellata | Parte subito alla cancellazione — dal cliente o dal calendario in ascolto (importati e prenotazioni online sullo stesso calendario). |
Sotto trovi il dettaglio di ciascuna opzione.
Nuova prenotazione
Parte subito quando un cliente completa una nuova prenotazione online per uno dei servizi collegati.
Esempio: il cliente prenota Prima visita alle 15:00 di martedì → l'automazione parte in quel momento (es. per inviare un'email di conferma).
Non ha campi di anticipo o ritardo: non compare Quanto tempo prima o dopo?.
Prima dell'appuntamento
Parte prima dell'inizio dell'appuntamento, alla distanza che imposti tu.
Compare Quanto tempo prima o dopo? con:
- Quantità — un numero (es. 24)
- Unità — Minuti, Ore o Giorni
Esempio: 1 giorno prima + appuntamento martedì alle 10:00 → l'automazione parte lunedì alle 10:00.
Esempio: 2 ore prima + appuntamento alle 16:30 → parte alle 14:30.
Attenzione: se la prenotazione arriva troppo tardi, il momento di invio può essere già passato e l'automazione non partirà per quella prenotazione.
Esempio: promemoria impostato a 2 giorni prima, ma il cliente prenota con 1 giorno di anticipo → per quella prenotazione il promemoria non viene programmato.
Quando crei un'automazione con questo attivatore, il valore predefinito è 24 ore prima: puoi cambiarlo subito nell'editor.
Dopo l'appuntamento
Parte dopo la fine dell'appuntamento, alla distanza che imposti tu.
Anche qui compare Quanto tempo prima o dopo? con Quantità e Unità (Minuti, Ore, Giorni).
Esempio: 1 giorno dopo + appuntamento finisce martedì alle 11:00 → l'automazione parte mercoledì alle 11:00.
Esempio: 30 minuti dopo + appuntamento finisce alle 18:00 → parte alle 18:30.
Vale la stessa regola del promemoria: se il momento di invio è già passato quando Mypic programma l'automazione, non partirà per quella prenotazione.
Prenotazione riprogrammata
Parte subito quando cambiano data o ora di una prenotazione già esistente.
Dal cliente — il cliente sposta l'appuntamento dalla pagina di conferma, se hai attivato la riprogrammazione in Avanzate.
Esempio: il cliente sposta da martedì a giovedì → parte un messaggio di avviso al momento della modifica.
Dal calendario — se sposti data, ora o fuso su Google Calendar o Outlook Calendar su un calendario in ascolto e collegato al servizio, Mypic aggiorna la prenotazione e Prenotazione riprogrammata parte subito, insieme al ricalcolo dei promemoria Prima dell'appuntamento e Dopo l'appuntamento.
Vale per eventi importati dal calendario e per prenotazioni online se l'evento è sullo stesso calendario in ascolto. Se modifichi solo sul calendario prenotazioni senza ascolto, Mypic non riceve la modifica (vedi Calendari).
Non ha campi di anticipo o ritardo.
Prenotazione cancellata
Parte subito quando una prenotazione viene cancellata.
Dal cliente — il cliente annulla dalla pagina di conferma, se hai attivato la cancellazione in Avanzate.
Dal calendario — se elimini su Google Calendar o Outlook Calendar un appuntamento su un calendario in ascolto collegato al servizio, Mypic segna la prenotazione come cancellata e l'automazione parte. Vale per eventi importati e per prenotazioni online sullo stesso calendario in ascolto.
Calendario prenotazioni senza ascolto — se cancelli lì un evento scritto da Mypic ma quel calendario non è in ascolto, la prenotazione in Mypic non viene cancellata e l'automazione non parte. È voluto: il calendario prenotazioni è opzionale e non obbliga la sync in entrata.
Esempio: il cliente annulla online → parte un messaggio di conferma. Stesso effetto se cancelli dal calendario in ascolto un appuntamento importato o una prenotazione online presente su quel calendario.
Non ha campi di anticipo o ritardo. Quando una prenotazione viene cancellata, Mypic annulla anche i promemoria Prima dell'appuntamento e Dopo l'appuntamento ancora in sospeso per quella prenotazione.
Su quali servizi si applica?
Sotto il Quando trovi Su quali servizi si applica? — un elenco con caselle di tutti i tuoi servizi.
- Spunta uno o più servizi per collegarli a questa automazione. L'automazione partirà solo per le prenotazioni di quei servizi.
- Lascia tutto vuoto se stai ancora configurando: puoi collegarli dopo, ma finché non ne selezioni almeno uno l'automazione non ha effetto.
- In fondo compare quanti ne hai scelti, es. 2 servizi selezionati.
Puoi collegare più servizi alla stessa automazione — utile se vuoi lo stesso messaggio per Prima visita e Controllo.
Conflitto tra automazioni
Non puoi collegare lo stesso servizio a due automazioni identiche: stesso Quando, stessa tempistica (es. entrambe 1 giorno prima) e servizio in comune.
Se provi, il servizio compare disabilitato con il messaggio Già usato da un'altra automazione con lo stesso trigger. Devi usare un'altra combinazione (es. tempistica diversa) o modificare l'automazione esistente.
Collegare i servizi anche altrove
Oltre a spuntare i servizi qui, puoi collegare un'automazione a un servizio dalla pagina Servizi → [servizio] → Automazioni con Collega esistente. È lo stesso collegamento: se aggiungi un servizio lì, lo vedrai spuntato anche qui.
Automazione attiva
Nella colonna Impostazioni generali, l'interruttore Automazione attiva accende o spegne l'automazione.
- Attiva — l'automazione può partire (se completa e con servizi collegati).
- Disattiva — non parte finché non la riattivi, anche se tutto il resto è configurato.
Questa impostazione si salva subito quando muovi l'interruttore.
Azioni
Sotto l'attivatore trovi la sezione Azioni. Con + Aggiungi azione scegli cosa inviare (email, SMS, WhatsApp).
Senza almeno un'azione completa l'automazione resta Incompleta. La Checklist a destra indica cosa manca.
Guida completa: Azioni — tipi di messaggio, piano, saldo e variabili.
Pacchetti predefiniti
Se parti da Servizi → [servizio] → Automazioni e non hai ancora automazioni collegate, la pagina propone tre pacchetti pronti. Puoi applicarli anche dal pulsante + Crea per questo servizio → Usa un pacchetto consigliato: l'anteprima mostra trigger e azioni prima di confermare.
Ogni pacchetto crea una o più automazioni in un colpo solo, già collegate al servizio. Dopo la creazione vieni portato all'elenco Automazioni, dove puoi aprire e modificare ogni automazione.
I messaggi si adattano al servizio: indirizzo o link video, link di cancellazione/riprogrammazione solo se li hai attivati in Avanzate e se il preavviso dell'automazione lo consente.
Riepilogo
| Pacchetto | Automazioni create | Ideale per |
|---|---|---|
| Base | 2 | Piano gratuito — solo email al cliente |
| Completo | 5 | Comunicazione end-to-end con cliente e professionista |
| Ottieni recensioni | 1 | Chiedere una recensione dopo l'appuntamento |
Sotto ogni scheda pacchetto vedi l'elenco di trigger e azioni. Può comparire un avviso se il tuo piano non consente tutte le automazioni del pacchetto o se manca un requisito (es. recensioni non attive).
Base
Solo email al cliente. Nessun WhatsApp o SMS — pensato per chi è sul piano gratuito o vuole il minimo indispensabile.
| Quando | Cosa invia |
|---|---|
| Nuova prenotazione | Email di conferma al cliente |
| 24 ore prima dell'appuntamento | Email promemoria al cliente |
Completo
Copre l'intero ciclo di vita della prenotazione: conferme, promemoria, modifiche e cancellazioni. Richiede un piano che consenta abbastanza automazioni (5 slot).
| Quando | Cosa invia |
|---|---|
| Nuova prenotazione | Email al cliente + email al professionista |
| 24 ore prima dell'appuntamento | Email al cliente + WhatsApp al cliente + email al professionista |
| 1 ora prima dell'appuntamento | Email promemoria al cliente |
| Prenotazione riprogrammata | Email al cliente + email al professionista |
| Prenotazione cancellata | Email al cliente + email al professionista |
WhatsApp nel pacchetto Completo: compare solo nel promemoria 24 ore prima, al cliente. Usa un template WhatsApp approvato da Meta e scala dal saldo come ogni altro messaggio WhatsApp. Serve piano Basic o superiore e saldo sufficiente.
Email: le email del pacchetto non consumano saldo SMS/WhatsApp; seguono le regole usuali del tuo account (SMTP o invio Mypic).
Ottieni recensioni
Una sola automazione che invia email al cliente con link per lasciare una recensione.
| Quando | Cosa invia |
|---|---|
| 4 ore dopo l'appuntamento | Email al cliente con {{review_link}} |
Requisiti:
- Recensioni attive nel tuo account (Impostazioni → Recensioni)
- Piano che include la funzione recensioni
Se le recensioni non sono attive o non sono incluse nel piano, il pacchetto non crea automazioni e compare l'avviso corrispondente. Puoi comunque creare manualmente un'automazione Dopo l'appuntamento con la variabile {{review_link}} — vedi Recensioni → Variabile automazione.
I pacchetti Base, Completo e Ottieni recensioni sono indipendenti: puoi applicarne uno, più di uno o nessuno sullo stesso servizio.
Testi suggeriti quando aggiungi un'azione
Quando aggiungi un'azione nell'editor (+ Aggiungi azione), Mypic precompila oggetto e messaggio in base a:
- il Quando dell'automazione (nuova prenotazione, promemoria, cancellazione, …)
- il tipo di azione (email al cliente, email al professionista, SMS, …)
- i servizi collegati e la loro configurazione (sede, cancellazione, riprogrammazione, preavvisi)
Esempio: se colleghi un servizio con Google Meet e cancellazione attiva, il testo suggerito per un promemoria può includere il link Meet e il link di cancellazione; se la cancellazione è disattivata, quel blocco non compare.
Più servizi sulla stessa automazione
Puoi spuntare più servizi sotto Su quali servizi si applica?. I testi suggeriti tengono conto di tutti i servizi selezionati: tipi di sede presenti, e regole di cancellazione/riprogrammazione se almeno un servizio le permette (con il preavviso più restrittivo tra quelli che le hanno attive).
Al momento dell'invio, ogni prenotazione usa i dati reali di quel appuntamento ({{booked_event}}, {{address}}, ecc.) — il messaggio è lo stesso per tutti i servizi collegati, ma le variabili si riempiono in modo corretto per ogni prenotazione.
Se crei un'automazione da Automazioni → Tutte le automazioni (senza partire da un servizio), i pacchetti predefiniti non sono disponibili nel dialogo iniziale; puoi comunque collegare i servizi nell'editor e usare i testi suggeriti quando aggiungi le azioni.
Lingua dei messaggi precompilati
I testi dei pacchetti e dei suggerimenti quando aggiungi un'azione seguono la lingua della dashboard (quella che scegli con il selettore lingua in alto o con cui stai navigando l'app), non la voce Lingua predefinita in Impostazioni → Generali.
La lingua predefinita del profilo (IT / EN in database) serve soprattutto alle email di sistema che Mypic ti invia dal server (recap giornaliero, saldo basso, verifica account, ecc.) quando non c'è un contesto UI.
Dopo la creazione puoi modificare liberamente i testi nelle azioni; quello che invii ai clienti è ciò che hai salvato nello step, indipendentemente dalla lingua della dashboard al momento dell'invio.
Salvare le modifiche
Quando cambi Quando, tempistica, servizi o azioni, in fondo compare la barra Hai modifiche non salvate con Annulla e Salva. Premi Salva per confermare.
Se l'automazione è ancora Incompleta (mancano azioni o altri campi obbligatori), puoi salvare l'attivatore lo stesso, ma l'automazione non partirà finché non completi anche le azioni.